Centraliser plusieurs comptes de messagerie

De nos jours, le mail est devenu un moyen indispensable pour communiquer avec autrui. Or, pour différentes raisons, un messagerie ne suffit plus.

A travers cet article, vous saurez quels fournisseurs et client adopter pour gérer vos mails.

Sommaire

Combien d’adresses avez-vous ?
Comment déterminer le nombre d’adresses nécessaires ?
Quel(s) fournisseur(s) de messagerie ?
- Fournisseurs d’Accès à Internet
- Fournisseurs tiers
Quel(s) logiciel(s) de messagerie ?
- Adresse FAI exclusivement
- Autres cas
Ajouter un compte

Combien d'adresses avez-vous ?

Nous n’avons pas tous le même nombre d’adresses mail (sans tenir compte des alias)

Voici les adresses que vous possédez au minima :

Vous êtes salarié

Vous êtes entrepreneur individuel

• Une adresse « offerte » par son fournisseur d’accès à Internet
• Une adresse professionnelle fournie par son employeur

• Une adresse « offerte » par son fournisseur d’accès à Internet utilisée pour sa vie privée et professionnelle
• (Facultatif) Une adresse dédiée à votre profession

Il est possible que vous ayez aussi créé d’autres adresses en fonction de vos besoins ou requis pour utiliser certains services (ex : compte Google pour publier sur Youtube)

En théorie, nous avons au moins 2 adresses mail, 1 privée et 1 professionnelle. Personnellement, j’ai une vingtaine de messagerie dont 6 utilisées quotidiennement.

Combien d’adresses avons-nous besoin ?

Il n’y a pas de bonne réponse : cela va dépendre de votre profil, vos usages et de l’état actuel de vos messageries. Je parle uniquement d’adresses mail, pas de logiciel de messagerie (pour consulter vos mails).

Comment déterminer le nombre d'adresses nécessaires ?

Tout d’abord, il vaut mieux compartimenter votre vie professionnelle et de votre vie privée.

/!\ En tant qu’entrepreneur ou salarié, vous êtes responsable juridiquement en cas d’attaque informatique si le problème vient d’un usage personnel de moyens professionnels (appareils, mail…)

Voici une liste non-exhausitive de facteurs à prendre en compte.

Votre profil

Quel que soit votre statut professionnel, partons du principe que vous avez déjà une adresse personnelle de type prenomnom@fournisseurmessagerie.fr

Si vous êtes salarié, votre employeur vous fourni une adresse de type prenomnom@entreprise.fr
Si vous êtes entrepreneur individuel, vous utilisez peut-être déjà votre adresse personnelle pour votre activité professionnelle. Sinon, vous avez créé une adresse pro nomactivité@fournisseurmessagerie.fr

Vous pouvez faire comme un salarié pour avoir une adresse avec nom de domaine si vous en possédez un. Cela fait plus professionnel du point de vue de vos interlocuteurs (contact@entreprise.fr).

Si vous avez plusieurs activités pro, je vous déconseille d’utiliser l’adresse nomactivité@fournisseurmessagerie.fr. Optez pour une adresse unique pour chaque activité (ou passer par des alias) :

Il sera plus facile d’organiser votre messagerie à l’aide de règles de filtrage et d’alias. Vous passerez moins de temps à consulter et ranger les mails reçus.
Si les activités sont trop différentes, vos interlocuteurs seront perdus ou auront des doutes sur l’authenticité de votre adresse.

Si vous êtes chef d’entreprise dans une société (plusieurs associés), tous les dirigeants se partagent une adresse unique de type nomentreprise@fournisseurmessagerie.fr ou contact@nomentreprise.fr. Vous pouvez faire comme un salarié pour avoir une adresse unique pour chaque associé si vous possédez un nom de domaine (nomassocié@entreprise.fr).

Usages / Ciblage publicitaire

Vous vous inscrivez à de sites et services pour des besoins non obligatoires (veille professionnelle, loisirs, achats ponctuels, réseaux sociaux).

Il est fort probable que ces organisations font du ciblage publicitaire ou revendent vos données à des Data brokers (entreprises dont l’activité est la récolte et l’analyse des données). Or, vous ne savez pas à l’inscription si ce site/service procède à cette activité dérangeante (voire illégale en raison du RGPD).

Le plus simple est d’avoir une adresse complémentaire pour vie privée et pro. Elle servira de fourre-tout.

État de votre messagerie

Vous possédez une messagerie depuis fort longtemps. En raison de vos usages, elle est victime d’un nombre impressionnant de messages publicitaires. Il est devenu difficile de la gérer rapidement et sereinement.

Il est donc plus simple de repartir sur une nouvelle adresse que vous communiquerez avec parcimonie à vos contacts. L’adresse actuelle sera vouée à disparaître à moyen terme

C’est ce qui m’est arrivé avec mon adresse Orange. Malgré tous mes efforts pour faire le ménage à coups de règles de filtrage, blocage de spam, je recevais une trentaine de ces derniers quotidiennement.

Victime de fuites de données

Vos données peuvent être dans les mains de cybercriminels. Ça ne vient pas forcément d’un piratage de vos appareils mais d’une intrusion sur les serveurs d’une entreprise pour laquelle vous avez un compte.

Désormais, vous serez assailli de hackers qui, à tour de rôle, vous enverrons des mails : spams, arnaques, hameçonnage…

Il vaut mieux donc changer votre adresse.

Recommandation

Je vous conseille d’avoir au minimum 3 adresses mails.

1^ère adresse : elle sera utilisée uniquement pour vos comptes privés les plus importants : prenomnom@fournisseurmessagerie.fr (ou prenomnom@domaine.fr si vous avez un nom de domaine)

Services publics : Impôts, CAF, Sécurité sociale, Compte personnel de formation…
Contrats et abonnements : Banque, assurance, mutuelle, énergie, téléphone…

Normalement, ces organisations ne font pas (fonction publique) ou peu de mailing promotionnel. Compte tenu de leur importance, vous la consulterez 1 à plusieurs fois par jour.

2^ème adresse : elle servira de fourre-tout : surnom@fournisseurmessagerie.fr (ou surnom@domaine.fr si vous avez un nom de domaine). Evitez de mettre votre véritable nom dans l’adresse mail.

Achats en ligne ponctuels
Blogs, sites d’actualités
Loisirs

La majorité des mails reçus sont commerciaux. Vous passerez de temps en temps pour vérifier si des mails vous intéressent.

3^ème adresse : votre adresse professionnelle. Elle ne sera pas impactée par le ciblage publicitaire de vos adresses personnelles.

Quel(s) fournisseur(s) de messagerie ?

Tout d’abord, je vais vous parler de Microsoft, Google et consorts. Je vous les déconseille bien que ce sont les messageries possédant le plus de fonctionnalités au niveau de la messagerie. Ils vous proposent même d’autres services comme la gestion d’agendas, de contacts, un cloud…

Ce sont des entreprises américaines :

Elles sont soumises à une règlementation qui ne respecte pas la confidentialité de vos données.
Leur modèle économique est organisé avec un ciblage publicitaire qui leur rapporte d’importants revenus (surtout Google).

Il vous reste 2 solutions :

Votre Fournisseur d’Accès à Internet
Des solutions indépendantes

Fournisseurs d'accès à Internet

La majorité des personnes utilisent leur Fournisseur d’Accès à Internet. Ce n’est pas forcément une bonne idée. Si vous souhaitez changez de FAI (déménagement ou vous jouez sur la concurrence), vous perdrez automatiquement la messagerie, ça vous demandera d’effectuer une sauvegarde de l’intégralité de celle-ci pour l’intégrer chez votre futur fournisseur.

Or, il est possible que vous perdiez votre organisation d’archivage (dossiers) car certains exports n’en tiennent pas compte ou ne sauvegardent pas les mails dans certains dossiers (j’en ai fait l’expérience avec Orange).

Alerte Pour les anciens clients Orange, vous utilisez peut-être encore leur messagerie. C’est une tolérance. Orange peut la couper à tout moment car vous n’avez plus de contrat avec lui.

Si vous êtes certains de rester chez votre FAI, voici un petit récap des possibilités en matière de messagerie :

	Orange	SFR	Free	Bouygues
Alias personnalisés	Oui	3	Non	Non
Adresses secondaires	9	5	Illimité	8

Sachez que pour les alias, les messages sont reçus dans la messagerie de votre adresse principale.

Pour les adresses secondaires, les FAI les considèrent comme des comptes indépendants. Vous aurez donc autant de messageries que d’adresses secondaires.

Fournisseurs tiers

Optez pour un fournisseur conforme au RGPD dont la confidentialité des données de leurs utilisateurs fait partie de leurs valeurs prioritaires. Il y en a deux que je vous recommande fortement :

Célèbre hébergeur Web suisse, Infomaniak est l’un des meilleurs en Europe. Ils portent une attention particulière sur la confidentialité des données de leurs clients. Ils proposent depuis quelques années une solution kSuite pour gérer une messagerie, un agenda, ses carnets de contacts et un cloud.

Proton est certainement le fournisseur offrant la meilleure sécurité en matière de messagerie. Comme Infomaniak, il s’agit d’une entreprise helvète avec une législation nationale respectueuses des données personnelles. Ils se sont aussi lancés récemment pour une suite de solution mail, agenda, cloud et même VPN.

Quel(s) logiciel(s) de messagerie à utiliser ?

Cela va dépendre du nombre d’adresses en votre possession, les fournisseurs utilisés et le système d’exploitation de vos appareils. 2 configurations sont possibles.

Adresses FAI exclusivement

1^er cas : vous utilisez uniquement une (ou plusieurs) adresse(s) de votre FAI.

Windows, MacOS, Linux

Il n’existe aucun client de messagerie (logiciel pour consulter vos mails). Vous avez 2 possibilités :

Utilisez un client de messagerie indépendant
Utilisez l’interface Web via votre navigateur Internet (site du FAI)

Client	Informations
	Mozilla Thunderbird : Après l’avoir laissé à l’abandon en 2017, la communauté a poussé l’éditeur à reprendre les travaux. Une nouvelle version entièrement repensée devrait sortir au cours de l’année 2023 Le logiciel est open-source et gratuit
	Spark est un client email résolument moderne disponible sur macOS Il est très bien pensé pour un usage en entreprise. Si plusieurs adresses sont configurées, un mode d’affichage unifié est disponible. Il existe en version gratuite est abonnement payant
	Bluemail est l’une des applications indépendantes les plus utilisées. Elle possède de nombreuses fonctionnalités. Disponible sur Windows, MacOS et Linux.

iOS, Android

Tous les FAI ne proposent pas une application pour les appareils mobiles.

	Android	iOS

Si vous avez une application pour votre FAI, vous pouvez consulter toute adresse mail de ce FAI. Donc, vous ne pouvez pas consulter votre messagerie Gmail sur cette application. De plus, les applications comportent très peu de paramétrages et ne possède pas de boîte de réception unifiée.

Autres cas

2e cas : vous utilisez au moins un fournisseur de messagerie indépendant.

Windows, MacOS, Linux

Vous avez 2 possibilités :

Utilisez l’interface Web via votre navigateur Internet. Or, si vous utilisez différents services, ce ne sera pas pratique de consulter plusieurs messageries
Utilisez un client de messagerie

Android, iOS

Que vous ayez les adresses chez le même fournisseur ou non, des applications permettent de gérer tous vos comptes

Application	Information
	En plus de ses versions de bureau, Blue mail propose des applications pour mobiles. Le nombre de comptes est illimité L’application est disponible en version gratuite et payante
	FairEmail a tout pour lui : il est gratuit, léger et mise sur la sécurité et la confidentialité de ses utilisateurs. La version payante de rajouter des options de sécurité supplémentaires.

Si vous optez Pour Proton, je vous encourage à utiliser leurs applications pour garantir la maximum de sécurité notamment le chiffrement de bout en bout

En ce qui concerne Infomaniak, vous pouvez utiliser la méthode «Autres cas ». Une application dédiée sur Android est prévue pour 2023.

Ajouter un compte au client de messagerie

Pour consulter les messages d’une adresse mail dans un client de messagerie, il faut l’importer. Il existe deux procédures distinctes.

Dans la fenêtre du client pour ajouter un compte, le client de messagerie vous propose :

Ajouter un compte de type Google, Outlook, Exchange... ou Installation automatique

Il suffit de renseigner votre adresse mail et le mot de passe de cette messagerie. Le logiciel client va se connecter automatiquement au serveur où se trouve votre messagerie et se synchroniser avec elle.

Si le client de messagerie vous met un message d’erreur, passez à la méthode suivante.

Installation manuelle ou IMAP/POP

Vous allez devoir saisir manuellement les informations techniques pour l’accès à votre messagerie.
Cela contient :

Informations	Exemple : Orange
Adresse mail	[votre adresse mail]
Mot de passe	[votre mot de passe]
Type de serveur entrant	IMAP
Adresse du serveur entrant	imap.orange.fr
Port entrant	993
Sécurité	SSL/TLS
Adresse du serveur sortant	smtp.orange.fr
Port sortant	587
Sécurité	STARTTLS

Quelles sont les miennes ?

Elles se trouvent en général dans un courrier/mail de votre fournisseur de messagerie lors de votre inscription.

Sinon, vous retrouverez ces informations dans l’assistance du fournisseur.

Fournisseur	Serveur entrant	Port	Protocole	Serveur sortant	Port	Protocole
Orange	imap.orange.fr	993	SSL	smtp.orange.fr	587	STARTTLS
Yahoo!	imap.mail.yahoo.com	995	SSL	smtp.mail.yahoo.fr	465 ou 587	SSL/TLS
SFR	imap.sfr.fr	993	SSL	smtp.sfr.fr	465	SSL
Free	imap.free.fr	143 ou 993	SSL	smtp.free.fr	587 ou 465	STARTTLS
Bouygues	imap.bbox.fr	993	SSL	smtp.bbox.fr	587	SSL
Gmail	imap.gmail.com	993	SSL	smtp.gmail.com	465	SSL
Outlook.com	outlook.office365.com	995	SSL	smtp-mail.outlook.com	587	STARTTLS

Alerte Sélectionnez IMAP, pas POP. Ainsi, quand vous ferez une manipulation sur un mail (lecture, marquer comme lu, ranger dans un dossier), cela sera synchronisé sur tous vos appareils.

En général, le client de messagerie va se connecter à votre boîte mail. En cas d’erreur, il est possible que le problème vienne de l’adresse des serveurs ou du port saisi. Si cela vous est proposé, acceptez la résolution automatique (le client de messagerie va tester différentes configurations).

Conclusion

Après cet article, vous saurez comment gérer différentes messagerie quel que soit le fournisseur.

N’hésitez pas à tester les différentes applications et retenir celle qui vous convient le mieux.

Combien d'adresses avez-vous ?