Le remplissage instantané est une fonctionnalité d’Excel permettant séparer le contenu d’une cellule. Est-ce vraiment efficace et utilisable dans toutes les situations ?
Cet article fait suite à des publications sur le sujet sur les réseaux sociaux qui m’ont très déçues.
Quand utiliser le remplissage instantané ?
Si on veut utiliser le remplissage instantané, cela veut dire que plusieurs informations sont présentes dans une même cellule.
Cela est le cas lorsque vous exportez une basse de données provenant d’un logiciel professionnel (CRM, comptabilité…) ou d’un site Internet au format txt ou csv. Si le paramétrage n’est pas présent ou mal réglé, toutes les informations de chaque entrée se trouve sur la même ligne.
En ouvrant le fichier sur Excel, chaque ligne du fichier sera mis dans une cellule de la colonne A de votre tableur.
Comment fonctionne le remplissage instantané ?
Pour fonctionner, il vous faut une base de données.
Pour notre exemple, j’ai pris une base de personnes contenant diverses informations (nom, prénom, âge et adresse mail).
Le remplissage instantané va détecter le contenu des cellules. Or, il faut lui dire comment séparer les informations automatiquement.
Pour cela, il faut saisir manuellement les informations séparément sur la première ligne qui servira comme modèle.
La fonctionnalité se trouve dans l’onglet Données du ruban d’Excel. Vous pouvez aussi utiliser le raccourci clavier Ctrl+E
Positionnez-vous dans la première cellule vide, dans mon exemple B4, puis cliquez sur Remplissage instantané ou utilisez le raccourci clavier.
Répétez l’opération pour chaque colonne à remplir.
Grâce à notre 1ère ligne, Excel a appris comment séparer les informations et a reproduit sur toutes les lignes du tableau.
Pourquoi cela ne fonctionne pas chez moi ?
C’est le but de cet article. Je vous ai dit que cela fait suite à des publications que j’ai pu voir sur certains réseaux sociaux (Instagram et Tik Tok notamment).
Ils montraient l’opération en 30s et disaient « comme par magie ça marche ! en 2 clics ! » Mais certains utilisateurs disaient que ça ne marchait pas chez eux. L’auteur de la publication disait qu’une seule chose : « vous n’avez pas la dernière version d’Excel« .
FAUX ! C’est un gros mensonge.
Si vous n’avez pas la dernière version, vous n’auriez pas accès à cette fonctionnalité. Il se sont arrangés pour que leur base soit compatible et uniquement ça.
Hé oui, le remplissage instantané n’est pas parfait.
Test avec un exemple qui ne fonctionne pas
Je vais changer ma base en modifiant certaines informations.
Je réitère l’opération. Voici ce que j’obtiens :
Le remplissage instantané ne fonctionne plus correctement. Certaines informations sont mises dans la mauvaise colonne, sont incomplète ou l’inverse.
Exemples :
- sur la ligne 17, le prénom est mis sur deux colonnes ce qui décale tout
- sur la ligne 14, le jour est incomplet
- sur la ligne 17, le nom et le jour sont dans la même cellule
- sur la ligne 16, l’adresse mail est coupée.
- etc…
Le problème ne vient pas de la fonctionnalité d’Excel mais de la syntaxe de votre base.
Les raisons du dysfonctionnement
La principale raison de ce résultat malencontreux est la différence des formats des données.
Les formats des données mis en modèle doivent correspondre aux données qui vont apparaître lors de d’utilisation du remplissage instantané.
- Certaines informations sont composées de plusieurs chaînes de caractères/mots (le nom, prénom, ville). Ainsi, j’ai volontairement mis des prénoms et noms composés et des villes en plusieurs mots.
- Le format est différent pour la même information. Pour l’adresse mail, j’ai fait exprès de prendre des noms d’utilisateurs de format prénom.nom mais aussi pnom ou prénomchiffre. Pour le nom de domaine j’ai entreprise.com et service.entreprise.com. Cela crée un format différent.
Excel n’interprète pas correctement puisqu’il se base sur le format du modèle.
C’est pour cela qu’il faut créer un modèle correspondant pour chaque possibilité mais avec une base de plusieurs centaines/milliers d’occurrences avec au moins 6 propriétés (=données), le travail est titanesque.
Les solutions pour résoudre le problème
Il y a plusieurs possibilités pour contourner le dysfonctionnement du remplissage instantané.
1°) Utiliser des fonctions agissant sur les chaînes de caractères.
Il existe des fonctions permettant d’agir sur les chaînes de caractères : GAUCHE, DROITE, CHERCHE, SUBSTITUE, NBCAR…
Or, lorsqu’il y a plus de 2 informations, surtout si elles contiennent des espaces (noms composés), la formule devient extrêmement complexe. Je ne la recommande pas forcément.
2°) Travailler en amont sur la base
SI votre base n’est pas trop longue, vous pourriez ajouter manuellement des caractères spéciaux sur la chaîne de caractères pour séparer chaque information sur Excel.
Sinon, voyez sur votre logiciel exportant vos données, si vous avez la possibilité de choisir un délimiteur.
Une fois la base remaniée et prête, vous pouvez utiliser une ancienne fonctionnalité d’Excel : Convertir.
Convertir les données
Sélectionnez toutes les cellules où sont saisies toutes les informations.
Allez dans l’onglet Données du ruban Excel puis Convertir.
Un assistant se lance.
Sélectionnez Délimité puis Suivant
Sélectionnez le caractère spécial que vous avez choisi comme délimiteur. Dans mon exemple, il s’agit du point-virgule. Cliquez sur Suivant
Sélectionnez la cellule où commence la conversion. Dans mon exemple, B23 puis cliquez sur Terminer.
Comme nous avons utilisé un délimiteur, il n’y aura jamais de problème de remplissage des données séparément.
Ping : 4 manières de fusionner plusieurs données en une cellule sur Excel - May6