La création d’un tableau croisé dynamique, seule, ne peut suffire pour analyser vos données. Il est souvent nécessaire d’aller plus loin dans l’affinage et le rangement des données en utilisant les fonctionnalités de filtrage et de tri d’Excel.
Trier les données d'un TCD
Il est souvent plus facile de comprendre la variation des données ou leur écart entre elles en triant ces données.
Dans un tableau croisé dynamique, il suffit de faire un clic droit sur l’une des données et sélectionner Trier.
Suivant le type de données, il vous est proposé :
- Trier du plus ancien au plus récent (et inversement) si la donnée est de type date
- Trier du plus petit au plus grand (et inversement) pour une donnée numérique (nombre, monétaire)
- Trier de A à Z (en inversement) pour une donnée de type texte
La fonction de tri est disponible dans les zones :
- Lignes
- Colonnes
- Valeurs
Tri manuel des données
La fonction de tri permet de classer tout un ensemble de donnée selon un critère d’ancienneté ou alphanumérique. Mais il est possible que pour vos besoins, vous souhaitez ranger différemment.
Sachez que vous pouvez le faire manuellement.
Comment faire ?
- Sélectionnez une cellule de votre tableau
- Placez votre curseur de souris jusqu’à ce qu’il se transforme avec les flèches directionnelles
3. Glissez-déposer à l’endroit que vous souhaitez.
La zone Filtres du rapport
Si vous souhaitez n’afficher que certaines données dans votre tableau croisé dynamique, vous pouvez utiliser la zone Filtres.
- Sélectionnez le champ à filtrer et déplacez-le dans la zone Filtres
- Une ligne s’est rajoutée en haut de votre rapport avec une liste déroulante.
3. Ouvrez la liste déroulante en cliquant sur son bouton
4. Par défaut, vous pouvez sélectionner un seul élément. Si vous voulez en afficher plusieurs dans le rapport, cochez la case Sélectionner plusieurs éléments
Sachez que vous pouvez ajouter autant de filtres que vous le souhaitez pour affiner votre analyse des données.
Prenons un exemple pour que ce soit clair. Je mets un filtre sur le champ Produit et je sélectionne les éléments Blé et Colza.
Dans mon rapport, je ne peux distinguer les montants respectifs des deux éléments vu que je ne peux pas ajouter ce champ comme en-tête de ligne.
Par défaut, la fonctionnalité de filtrage d’Excel n’est présente que sur la première colonne de votre tableau croisé dynamique.
Aussi, la zone Filtres d’un tableau croisé ne peut contenir le même élément à la fois dans la zone filtres et la zone colonnes/lignes.
Mais il existe une manipulation de contournement pour activer cette fonctionnalité
Filtrage sur les étiquettes de ligne et de colonne
En plus de la zone filtres du TCD, vous pouvez encore filtrer vos données via les ligne et colonnes du rapport.
Pour cela, cliquez sur le bouton dans la cellule d’étiquettes de lignes. Vous retrouvez la même boîte de dialogue que pour un « tableau standard ».
Oui, on peut pour les étiquettes de ligne mais je n’ai pas le bouton pour les colonnes ?
C’est vrai, par défaut, ce n’est pas activé. Mais ce n’est pas un problème car je vous montre comment faire.
Activer le filtrage dans les en-tête de colonne
En fait, il vous suffit de vous placer sur la ligne des en-têtes de colonne de votre tableau croisé dynamique et de sélectionner la 1ère cellule à droite de votre TCD.
Dans mon exemple, il s’agit de la cellule D3.
Ensuite rendez-vous dans l’onglet Données, puis cliquez sur Filtrer.
Dorénavant, toutes les colonnes peuvent être filtrées et triés.
Filtrage manuel dans les en-têtes de ligne
Comme pour le tri, vous avez la possibilité de filtrer vos lignes à votre convenance.
Il existe deux manières de faire.
Conserver uniquement les éléments sélectionnés
- Sélectionnez un ou plusieurs en-têtes de ligne (ceux que vous voulez garder). Vous pouvez utiliser la touche Ctrl pour sélectionner des éléments qui ne sont pas adjacents.
2. Une fois les éléments sélectionnés, faites un clic-droit sur l’un deux, puis choisissez Filtrer puis Conserver uniquement les éléments sélectionnés.
Masquer les éléments sélectionnés
C’est presque la même façon de faire que précédemment sauf que vous ne pouvez pas utiliser la touche Ctrl. Pour masquer des éléments, vous devez sélectionner des éléments adjacents.
Si vous essayer, Excel vous mettra un joli message d’erreur.
Mais ce n’est pas bien grave car vous pouvez répéter l’opération.
Sélectionnez l’élément (ou les éléments adjacents) à cacher puis en faisant en clic-droit, allez dans Filtrer puis Masquer les éléments sélectionnés
Réinitialiser les filtres
Quand vous avez fini d’analyser vos données en fonction de vos critères de filtre, vous pouvez tout réinitialiser, c’est à dire que tous les éléments seront sélectionnés.
- Sélectionnez l’une des cellules de votre TCD puis allez dans l’onglet Analyse du tableau croisé dynamique.
- Cliquez sur Effacer puis Effacer les filtres
