Un tableau croisé dynamique (TCD) est un outil qui permet de ressortir rapidement une synthèse à partir d’une masse de données. La partie la plus intéressante est l’aspect dynamique ; le tableau croisé se recalcule rapidement après que vous ayez apporté des changements. Vous pouvez ainsi faire des analyses plus approfondies ou essayer plusieurs combinaisons très rapidement.
Préparer sa base de données
Avant de créer votre premier tableau croisé dynamique, il vous faut créer et organiser votre base de données. Excel a besoin d’une base qui respecte les règles suivantes :
- Les données sont organisées toujours en colonnes
- La première cellule de chaque colonne est un en-tête décrivant les données de la colonne
- Pas d’en-tête vide (sinon Excel ne sait pas comment interpréter la colonne) et qu’il possède un nom unique
- Pas de ligne ou de colonne vide (sinon Excel considère que votre table s’arrête à la ligne/colonne vide et oublie une partie de vos données
- Vérifiez que les champs de texte contiennent du texte, et les champs numériques des nombres
Créer un tableau croisé dynamique
Pour créer un tableau croisé dynamique, il vous suffit de :
- Sélectionner vos données (une seule cellule suffit s’il n’y aucune ligne vide)
- Aller dans l’onglet Insertion.
- Appuyer sur le bouton Tableau croisé dynamique.
Une boite de dialogue s’ouvre ensuite pour vous demander comment créer le TCD
4. Vérifier la bonne sélection de cellules
5. Choisir l’emplacement : il est préférable de placer le tableau dans une nouvelle feuille de calcul.
6. Appuyer sur OK.
Interface du tableau croisé dynamique
Une nouvelle feuille est apparue dans votre classeur Excel.
Elle contient 3 zones :
- l’affichage des résultats en fonction des données sélectionnées
- Les colonnes de votre base
- Les zones de votre tableau qui permettront d’organiser votre TCD.
Le panneau latéral de droite disparaît si vous sélectionnez une cellule hors du tableau croisé dynamique. Il suffit de revenir dans une des cellules du TCD pour revoir apparaître le panneau. Si vous cliquez sur la croix du panneau latéral
Zones du tableau croisé dynamique
Dans un tableau croisé dynamique, il existe 4 zones distinctes :
- Les filtres : ils permettent de réduire les données à afficher en fonction de critères (comme un tableau de données normal)
- Les colonnes
- Les lignes
- Les valeurs : elles sont les données de votre tableau
Ajouter des éléments au TCD
Pour ajouter des données au TCD, il suffit de glisser-déposer un en-tête de colonne de votre base vers l’une des 4 zones du TCD.
Dans un tableau croisé dynamique, les valeurs sont uniques, elles n’apparaissent qu’une seule fois.
Dans l’exemple ci-dessous, j’ai ajouté le champ Atelier dans la zone ligne. Ainsi, les valeurs Lait, Cultures et Viande n’apparaissent qu’une fois (alors qu’elles sont redondantes dans ma base de données).
Et c’est justement le but d’un tableau croisé, faire une synthèse.
L'ajout de valeurs
C’est la zone la plus importante de votre tableau croisé car c’est là que les calculs se feront automatiquement pour vous délivrer une synthèse de vos données.
Prenons un exemple : je vais ajouter le champ Prod2020 dans la zone Valeurs du tableau croisé.
Grâce au tableau croisé j’ai pu faire une synthèse automatique des productions de chaque atelier de l’exploitation (ma base affiche les productions pour chaque produit vendu).
Certains d’entre vous pourraient me poser deux questions :
Pourquoi ne pas avoir mis le champ dans la zone colonne ?
Oui ça paraîtrait logique pour un tableau normal de données.
Sauf que dans un tableau croisé, la zone Ligne et Colonne permet de créer des ensemble de données. Ce qu’on rajoute n’est pas l’en-tête de colonne de ma base mais toute ma colonne de données.
Ainsi, si j’avais ajouté Prod2020 dans la zone Colonne, tous les « chiffre d’affaires » de ma colonne Prod2020 seraient devenus des en-têtes de colonne de mon tableau croisé.
Pourquoi Excel affiche les sommes des valeurs ?
La fonction utilisée dans la zone Valeurs dépendent du type de données de votre base :
- si les données sont du texte, Excel utilisera la fonction Nombre
- si les données sont des nombres, Excel affichera les Sommes
Dans notre exemple, Excel nous indique qu’il y a 5 produits correspondant à l’atelier Cultures (blé, colza, foin, orge printemps, orge hiver), 3 pour l’atelier lait et 4 pour l’atelier viande.
Changer le type de calcul
Pour changer le type de calcul, il suffit de cliquer sur l’élément dans la zone Valeurs puis de sélectionner Paramètres des champs de valeurs…
Une boîte de dialogue s’ouvre. Sélectionnez parmi la liste proposée, la fonction de calcul qui convient le mieux à vos attentes puis faites OK.
Dupliquer une valeur
Dans un tableau croisé, vous avez la possibilité d’utiliser le même champ avec plusieurs fonctions de calcul. Pour cela, faites autant de glisser-déposer que de types de calcul désirés.
Reproduisez la procédure de la précédente rubrique pour chaque colonne générée dans le tableau croisé.
Déplacer / Supprimer un élément
Pour le déplacement d’une zone à l’autre, vous pouvez procéder de deux manières :
- glisser-déposer l’élément de l’ancienne zone vers la nouvelle
- cliquer sur l’élément puis sélectionner Déplacer dans la zone…
De la même manière, pour supprimer un élément d’un tableau croisé, vous pouvez soit glisser-déposer en dehors d’une zone ou faire un clic et sélectionner Supprimer un champ.
Actualiser votre tableau croisé dynamique
Excel ne permet pas de synchroniser en temps réel votre base de données et votre tableau croisé dynamique.
Donc, si vous ajoutez/modifiez des éléments de votre base, les modifications ne seront pas apportées à votre TCD.
Vous devez faire la mise à jour manuellement.
Pour cela,
- Sélectionnez l’une des cellules du tableau croisé dynamique
- Faites un clic droit puis Actualiser
Si vous avez ajouté de nouvelles colonnes ou lignes à votre base, il est possible que l’actualisation ne se soit pas faite.
- Allez dans l’onglet Analyse du tableau croisé dynamique
- Sélectionnez Changer la source de données puis sélectionnez la plage de données de votre base et faites OK.
Pour éviter d’utiliser l’option « Changer la source de données » à chaque modification de votre base, je vous conseille de mettre cette dernière en tableau structuré et mettre le nom de ce tableau comme source du tableau croisé dynamique.
Actualisation à l'ouverture du fichier
Pour cela,
- Faites un clic-droit sur l’une des cellules du tableau croisé dynamique
- Sélectionnez Options du tableau croisé dynamique…
- Allez dans l’onglet Données
- Cochez la case Actualiser les données lors de l’ouverture du fichier
- Validez en cliquant sur OK
Conclusion
Comme vous avez pu le constater par cet article, la création d’un tableau croisé est assez simple.
Et elle permet très facilement de résumer un tableau de données.
Mais ce n’est pas tout, on se retrouve dans de nouveaux articles pour aller plus loin dans l’utilisation de TCD.
Ping : Excel : Comment déplacer ou supprimer un tableau croisé dynamique ? - May6
Ping : Excel : Filtrer vos données avec les segments - May6