Aujourd’hui, nous accumulons une masse impressionnante de fichiers pour notre vie personnelle ou professionnelle.
Afin de vous y retrouver dans votre disque dur et ne pas perdre inlassablement du temps pour chercher un fichier, je vous propose quelques idées pour vous aider dans cette démarche.
Classer dans des dossiers appropriés
Le dossier "fourre-tout"
Tout d’abord, il faut stopper une mauvaise habitude que prennent beaucoup de personnes : tout stocker dans un dossier « fourre-tout ».
La problématique : si vous n’êtes plus sûr(e) comment vous avez nommer votre fichier, cela va vous prendre du temps pour parcourir tout le dossier fourre-tout à la recherche du dit fichier.
L'emplacement de vos données
Ensuite, où allez-vous stocker vos données ?
Je vous conseille d’éviter de ranger vos données dans le disque C:
Pour la simple et bonne raison que la grande majorité des dossiers à la racine de C concernent votre système d’exploitation (Windows) et vos programmes.
Il vaut mieux utiliser un espace dédié. Windows propose des bibliothèques, c’est à dire des espaces où vous pouvez stocker vos données. Il y a notamment :
- Documents
- Images
- Vidéos
Vous pourriez utiliser ces espaces pour stocker vos fichiers avec déjà une distinction selon le type de fichiers.
Si vous en avez la possibilité, je vous conseille d’utiliser une partition particulière.
Qu’est-ce qu’une partition ?
C’est une partie d’un disque dur qui aura sa propre lettre. Dans l’explorateur de fichiers, on dirait que vous avez plusieurs disques durs (en fait ce sont des partitions et lecteurs).
Si vous êtes un professionnel, vous pourriez ainsi séparer votre vie privée de votre activité pro.
Dans l’exemple ci-dessus, j’ai :
- mon disque C Windows pour le système d’exploitation et les programmes
- mon disque D Data pour mes données privées
- mon disque E May6 pour mon activité May6
Quelle organisation adopter ?
Un dossier racine Documents ou une partition Data n’est pas suffisant pour ranger vos données.
Peu importe le système de classement que vous utilisez, mais vous devriez créer autant de dossiers et sous-dossiers que nécessaire, et faire en sorte que leur organisation suive toujours la même logique
Le critère de classement
Il existe trois critères en fonction du but attendu :
- Type de fichiers : c’est ce que vous pouvez faire en utilisant les bibliothèques Windows. Toutefois, ce classement ne peut convenir à la majorité d’entre vous.
- Date : Cela peut-être utile dans certains cas (photos), mais pas forcément pour le classement de base de fichiers (des sous dossiers années à la racine de Mes documents). Cette classification pourra être utile dans les sous-dossiers.
- Catégorie : c’est la classification utilisée par défaut par la plupart des gens dans laquelle nous distinguons selon la thématique liée aux fichiers.
Alors quelle est la meilleure parmi les trois ?
En fait, aucune. Je vais donc vous poser une question : comment ranger vous vos documents papier ? Hé bien, c’est cette organisation qui est la meilleure car vous la connaissez déjà et êtes performant(e) avec (en théorie)
Et logiquement, vous vous rendrez compte que vous utilisez plusieurs types de classement. Vous mélangez à la fois la catégorie, type et date dans votre organisation.
Le niveau de hiérarchie
Il y a aussi un autre critère à tenir compte quand vous créez votre organisation d’archivage : le niveau de hiérarchie. Combien de niveaux allez-vous créer pour atteindre un fichier en partant du dossier racine ?
Plus vous allez en créer, plus ce sera long pour y accéder. Autre mauvaise nouvelle, cela va complexifier votre organisation avec sûrement trop de dossiers dans lesquels il y a peu de fichiers.
Une bonne hiérarchisation doit tenir entre 2 à 3 niveaux max.
Je vous présent ci-dessous deux exemples d’organisation à 3 niveaux max pour ranger mes fichiers. On pourrait faire encore d’autres manières (mon organisation perso n’est pas la même que celles présentées ci-dessus).
Le plus important est que arriviez facilement à retrouver vos fichiers en parcourant les dossiers.
Le nommage des dossiers/fichiers
Nous avons pu le voir dans l’image ci-dessus, le nom donné aux dossiers conditionne la facilité d’accès des fichiers.
Cela vaut aussi pour le noms des fichiers.
Je vous donne maintenant mes recommandations sur le sujet :
Des noms clairs
Il faut être précis, hé oui. Si vous êtes trop vague dans le nommage des fichiers/dossiers, cela va vous faire cogiter et vous demander où vous avez bien pu placer un fichier.
Ma recommandation est un nom parlant qu’on ne peut confondre avec un autre.
Des noms concis
Un fichier long n’apporte rien pour votre recherche. Il doit être visible rapidement pour déterminer si vous êtes sur le bon chemin/fichier.
Ainsi, exit les verbes, articles et pronoms mais aussi les mots inutiles dans le nom du fichier.
Le format des dates
Si vous ajoutez des dates au noms de fichiers/dossiers, il faut savoir comment l’écrire efficacement pour un archivage.
- écrire le moi en lettres ne permet pas de ranger chronologiquement un fichier/dossier
- écrire une date à la française (JJ/MM/AAAA) ne range pas non plus chronologiquement.
Exemples :
Dans les deux cas, on se rend compte quand dans certains cas, le fichier le plus récent est avant le fichier le plus ancien.
Pourquoi cela ?
Un ordinateur va ranger caractère par caractère. Après Commande il voit un 1 dans le 1er fichier et un 2 dans le 2nd fichier.
Pour les 3e au 5e fichier, il regarde le 1er chiffre, il place donc 03 mars 2021 avant 15 février 2021.
Après Facture 15, Windows place a de avril avant f de février.
Alors comment faire ?
Il faut donc utiliser la manière anglaise : AAAA-MM-JJ.
Vous constatez donc que les commandes et les factures sont rangées respectivement chronologiquement.
Les symbôles séparateurs
Pour le rangement en soi, les espaces ne sont pas dérangeants.
Toutefois, pour marquer les parties d’un noms, je vous conseille d’utiliser des caractères spéciaux :
- tirer du haut (-) entre chaque partie du nom ou pour les dates
- tirer du bas (_) pour séparer les termes d’une même partie du nom.
Il y a 2 avantages à faire cela :
- clarté
- règle certains problèmes lors du stockage en ligne ou sur disque dur externe.
La syntaxe des dossiers
Pour les dossiers, elle doit être courte et précise.
Pour cela, essayez de limiter à 2 voire 3 mots maximum (1 c’est encore mieux).
Si vos dossiers coincide avec un état d’avancement d’une tâche ou d’un projet, vous pouvez y insérer un préfixe (1- ou A-). Ainsi, vos dossiers seront rangés en fonction de l’étape du projet.
L’exemple ci-dessus présente l’organisation documentaire pour le centre de formation pour lequel je travaille. Ainsi, nous archivons les documents en fonction de l’avancement d’une formation car ce classement est parlant pour l’équipe formation de la structure.
La syntaxe des fichiers
Les fichiers possèdent la même base de syntaxe que pour les dossiers (longueur et préfixe si besoin).
Mais on peut y adjoindre plus d’informations tant qu’elles ne sont pas exagérées comme ci-dessous.
Je prends l’exemple de fichiers liés aux Impôts. Souvent les noms de fichiers téléchargés ne sont pas optimisés pour votre rangement et voire même incompréhensibles (ex : GAP3015640S.pdf).
Travaillons dessus :
- On va déjà enlever les articles qui rallongent inutilement les noms de fichiers
- On va également réduire ou retirer les termes jugés inutiles ou non parlants
- Ensuite on va modifier l’écriture des dates
- On va changer l’ordre des termes dans le nom du fichier
Comment j’ai procédé ?
- Tout d’abord, j’ai constaté deux objets : impôt sur revenu et taxe habitation. C’est mon 1er terme. Ainsi, les fichiers seront regroupés par leur objet.
- Ensuite je n’ai gardé que les termes concis mais pertinents : impot revenu, déclaration, avis, taxe foncière, Nancy, Nice, 2020, frais réels.
Il n’ y a aucun intérêt de savoir que le déclaration est en ligne, déclaration suffit. Savoir que le fichier des frais réels est un Excel n’apporte rien et je peux le deviner à son logo ou l’extension du fichier (.xls). - Et évidemment, au revoir à tous les articles et pronoms.
Si le dossier ne contiennent que les impôts de 2020, je n’ai pas forcément besoin d’ajouter 2020 aux taxes foncières. SI j’avais mélangé plusieurs années, là j’aurais été obligé d’ajouter l’année pour chaque fichier :
- soit en préfixe pour ranger par année
- soit un suffixe pour ranger par type d’impôt
Les raccourcis
Les raccourcis bureau
Les raccourcis sont des liens placés sur l’ordinateur pour vous donner un accès direct à votre fichier (un lien par fichier)
Un mauvais exemple est de remplir tout votre bureau de raccourcis alors que n’en utilisez que 10% de manière récurrente.
En théorie, vous ne vous rappelez pas de l’emplacement du raccourcis de ces 90%.
Utilisez un raccourci bureau uniquement si vous ouvrez ce fichier régulièrement.
Ajoutez un raccourci
Par le bureau
Sur votre bureau, faites un clic-droit à un endroit vide (pas d’icônes).
Sélectionnez Nouveau puis Raccourci
Un assistant s’ouvre. Cliquez Parcourir pour aller chercher le fichier pour lequel vous voulez créer un raccourci puis faites Ok et Suivant
Vous pouvez nommer le raccourci que vous lez souhaitez : soit en laissant le nom du fichier concerné soit en le personnalisant. Une fois fait, cliquez sur Terminer
Vous avez désormais un raccourci sur le bureau de votre ordinateur pour ouvrir directement au fichier.
Par le fichier
La procédure y est plus rapide.
Faites un clic droit sur le fichier pour lequel vous voulez un raccourci puis sélectionner Envoyer vers puis Bureau (créer un raccourci)
Distinguer un fichier d'un raccourci
L’icône d’un raccourci possède un carré avec une flèche en bas à gauche de l’icône.
Les raccourcis des applis Microsoft Office
Pour les fichiers utilisés pour Word, Excel, PowerPoint ou Publisher, vous pouvez ajouter un raccourci d’un entre type.
Pour cela, ouvrez le fichier en question.
Dans la barre des tâches de votre écran, vous avez une icône correspond à l’application utilisée (pour l’exemple Word).
Faites un clic-droit sur l’icône de l’application puis vous avez une ligne correspondant au fichier ouvert. Cliquez sur l‘épingle à sa droite.
Dorénavant, vous pouvez lancer le fichier en faisant un clic-droit sur l’application et cliquez sur le nom de fichier souhaité.
