Pour une finalité d’analyse ou de recherche de données, il est souvent pratique de pouvoir fusionner certaines données entre elles pour affiner notre travail. Quelles sont les méthodes utilisables sur Excel ? May6 vous propose 4 façons de fusionner des données en une cellule (par ordre chronologique).
L'esperluette &
C’est une très vieille méthode familières des codeurs. L’esperluette est un symbole pour combiner des données dans la programmation. Il a la même finalité sur Excel.
Pour cela, partant d’un exemple simple. J’ai une base avec prénom, nom et date de naissance. Avec ces informations, je peux créer des identifiants uniques (en cas d’homonymes).
La formule en D2 donne :
=A2&B2&C2
Si vous voulez ajouter du texte personnalisé qui ne figure pas dans une cellule, il faut le mettre entre guillemets dans notre formule.
On obtient :
= »id_ »&A2&B2&C2
La fonction CONCATENER
Cette « vieille » fonction permet de joindre plusieurs chaînes au sein d’une seule. Elle fait partie des fonctions de texte.
Syntaxe
=CONCATENER(texte1; [texte2]; ...)
avec :
texte1 (obligatoire) : Premier élément à joindre. L’élément peut-être une valeur de texte, un nombre ou une référence de cellule.
texte2, … (facultatif) : Autres éléments de texte à joindre. Au maximum, il peut y avoir 255 éléments et un total de 8 192 caractères.
Utilisation
=CONCATENER(A2;B2;C2)Dans l’absolu, ce n’est pas compliqué. C’est à partir du moment qu’on va y ajouter du texte ou des délimiteurs, que la formule devient longue. Décidons de mettre des virgules après chaque donnée :
=CONCATENER(A2;", ";B2;", ";C2)
Nous sommes obligés de répéter autant de fois que nécessaire la même séquence pour le délimiteur.
Le remplissage instantané
Fonctionnement
Apparue sur la version Excel 2013, elle permet de fusionner mais aussi d’extraire des données de cellules.
Bien que je ne recommande pas cela pour une extraction, la fusion marche pas trop mal.
Utilisons le même exemple que précédemment. Pour qu’il puisse fonctionner, il faut créer un modèle qui va nous servir pour remplir les autres lignes de notre tableau. Par commodité, on utilise la première ligne.
Il suffit de se mettre une des cellules vides et puis faire Ctrl+E.
On obtient un tableau rempli avec la 1ère ligne comme modèle soit prenomnom-date_naiss
Toutefois, cela n’est pas parfait. On peut voir la présence d’espaces liés aux prénoms/noms composés. C’est gênant pour créer un identifiant.
Pour bien faire, il aurait fallu 3 modèles :
- 1 prénom 1 nom
- 1 prénom composé 1 nom
- 1 prénom 1 nom composé
Le remplissage instantané permet de choisir la casse des données lors du remplissage. C’est assez pratique car on a plus besoin des fonctions MINUSCULE() ou MAJUSCULE().
Il suffit de définir la casse avec mon (mes) modèle(s).
Automatiser le remplissage instantané
Saviez-vous qu’il existe une option dans les réglages d’Excel qui permet de faire la même chose mais sans utiliser la raccourci Ctrl+E ?
- Se rendre dans Fichier > Options
- Dans le réglages d’Excel, sélectionner la rubrique Options avancées
- Cocher la case Utiliser automatiquement le remplissage instantané
Prenons un exemple : j’ai un tableau et je remplis la 1ère ligne comme modèle. Il me suffit de commencer à saisir la 2nde ligne pour qu’Excel me propose les remplissage instantané des lignes vides.
Appuyer sur Entrée pour valider l’opération.
L’astuce que j’ai trouvé par hasard et d’effacer le(s) modèle(s). Étrangement, l’automatisation remarche après cela.
La fonction JOINDRE.TEXTE
Lorsque le nombre de données à fusionner augmente, la facilité à utiliser les méthodes ci-dessus est réduite.
Je vous invite plutôt à privilégier la fonction JOINDRE.TEXTE dans ce cas là (si vous possédez une version récente ou l’abonnement Excel).
Syntaxe
JOINDRE.TEXTE(séparateur; ignorer_vide; texte1; [texte2]; …)
avec :
delimiter (obligatoire) : Chaîne de texte, vide ou constituée d’un ou plusieurs caractères entre guillemets, ou une référence de cellule. Si le séparateur est une chaîne de texte vide, elle agit comme la fonction concaténer
ignore_empty (obligatoire) : Si la valeur est VRAI, ignore les cellules vides. Si la valeur est FAUX, elle tient compte des cellules vides.
texte1 (obligatoire) : Élément de texte à joindre. Chaîne de texte, ou tableau de chaînes, par exemple une plage de cellules.
[texte2, …] (facultatif) : Autres éléments de texte à joindre. Vous pouvez faire figurer jusqu’à 252 arguments de texte, texte1 compris.
Utilisation
Continuons avec notre même base de données. Je veux mettre les données d’une même personne sur une même cellule.
Cela peut servir notamment pour importer une base dans un logiciel ERP. On va mettre une virgule comme délimiteur.
Pour que l’import de données dans un logiciel s’effectue correctement, il vaut mieux mettre FAUX à l’argument ignore_empty.
La formule pour la cellule D2 est :
=JOINDRE.TEXTE(",";FAUX;A2:C2)Je recopie ma formule sur les lignes suivantes.
Pour certains imports, il est parfois nécessaire de délimiter également chaque occurrence de notre base.
Ce n’est pas un souci, je vais joindre toutes mes données en une seule cellule avec les délimiteurs pour chaque donnée d’une occurrence, et un autre délimiteur entre ces dernières. La plupart du temps ils sont respectivement composés des virgules et des points-virgules.
Tout d’abord, j’ajoute une ligne à mon tableau soit en fin de tableau soit en dessous des en-tête (recommandé). J’y saisis les délimiteurs.
On obtient la formule :
=JOINDRE.TEXTE($A$14:$C$14;FAUX;A15:C23)
Mais pour moi, l’utilité de cette fonction se situe ailleurs en la combinant à d’autres fonctions. Mais ça, ce sera un prochain article.
