Après avoir suivi mon article sur la création d’une to-do-list, on va aller plus loin sur le sujet.
C’est bien beau d’avoir une to-do-list mais si elle est assez longue, nous ne pouvons pas filtrer avec uniquement celles à faire.
Voici une solution made in May6 c’est possible.
- Valeur des cases à cocher
- Récupérer la liste des tâches non faites
- Analyse sans colonne supplémentaire dans le tableau de données
Valeur des cases à cocher
Pour une case à cocher, Excel attribue deux valeurs différentes :
- VRAI : la case est cochée
- FAUX : la case est décochée
Mais il faut indiquer cette valeur quelque part. On appelle cela la cellule liée (à la case).
Faites un clic droit sur la case puis Format de contrôle…
Une nouvelle fenêtre s’ouvre. Si ce n’est pas le cas, allez sur l’onglet Contrôle
Excel vous indique si la case est activée ou non
On va maintenant définir notre cellule liée. Par commodité, pour notre exemple, je vais sélectionner la cellule juste à côté soit D2 (qu’il y ait des dollars ou non n’a aucune incidence). Je fais OK.
Rien n’a changé. C’est normal, cochez la case, vous verrez la valeur VRAI apparaître en D2. Il faut au moins cocher/décocher la case une fois pour faire apparaître sa valeur VRAI ou FAUX.
Réitérer la procédure pour chaque case. Malheureusement, il n’y a pas d’autre solution. Donc, si vous avez beaucoup de cases, bon courage.
Une fois toutes les cellules liées saisies, vous pouvez masquer la colonne D si vous le souhaitez.
Comme j’ai transformer mon tableau de données en tableau structuré, j’ai renommé la nouvelle colonne « Valeur » avant de la masquer.
Récupérer la liste des tâches non faites
Il existe différentes manières de la faire. Personnellement, je vais opter une une fonction de recherche : FILTRE.
Je ne vais pas rappeler ici le fonctionnement de la fonction FILTRE. Je vous invite à lire l’article dédié.
Pour notre exemple, je souhaite récupérer les tâches non faites donc les cases non cochées. Il faut donc récupérer les lignes donc la valeur est FAUX.
=FILTRE(TabTasks[Tâche];TabTasks[Valeur]=FAUX)
Analyse sans colonne supplémentaire dans le tableau de données
Nous avons vu jusqu’à maintenant la méthode la plus simple.
Toutefois, je voulais vous montrer une astuce pour laquelle un article dédié n’est pas forcément justifié.
Au lieu d’avoir 4 colonnes dans mon tableau structuré dont 1 masquée, on va garder les 3 colonnes d’origine.
Changer la cellule liée
La première chose à faire est de modifier la cellule liée pour chaque case pour qu’elle corresponde à la cellule où se trouve la case.
Pour chaque case,
- Faites un Ctrl+clic gauche sur la case
- Dans la barre de formule, changer la cellule D2/D3/D4… en C2/C3/C4, etc…
- Supprimer la colonne Valeur car on n’en a plus besoin
Ne vous inquiétez pas si la valeur FAUX n’apparaît pas pour les cases décochées comme ci-dessus.
Il suffit de cocher et décocher la case pour que la valeur FAUX apparaisse. Mais vous n’y êtes pas obligé car ça ne bloque pas pour la suite.
Masquer les valeurs
Comme vous pouvez le voir, afficher une valeur sous une case à cocher n’est pas des plus stylé voire même amateur.
Voici mon astuce : on va masquer la valeur. Pour cela, on va changer le format de nombre (par défaut, c’est standard).
- Sélectionnez les cellules contenant une case à cocher
- Dans le menu Accueil, cliquez sur le lien ouvrant la fenêtre de Format de cellule.
- Dans l’onglet Nombre, sélectionnez la catégorie Personnalisée
- Dans le champ de texte sous Type (il est écrit Standard), saisissez ;;; (3 points virgules)
- Cliquez sur OK
Les valeurs VRAI et FAUX ont disparu des cellules, mais elles sont masquées en réalité. Il suffit de sélectionner une cellule et constatez que dans la barre de formule, la valeur est affichée.
Changer la formule avec la fonction FILTRE
Il nous reste une dernière chose à faire. Comme nous avons supprimé la colonne qui nous servait à afficher les valeurs VRAI et FAUX. Notre formule de calcul pour le tableau de tâches restantes ne fonctionnent plus.
Il vous suffit remplacer la formule par celle-ci :
=FILTRE(TabTasks[Tâche];TabTasks[Statut]=FAUX)
1 seule tâche est faite sur les 5. Notre tableau récupère bien les 4 tâches restantes.
