Il existe bon nombre d’outils spécifiques pour faire un suivi de tâches (Trello, Monday, Todoist…). Or, Excel le fait depuis bien plus longtemps. Pour cela, on utilisait la validation de données pour créer une liste déroulante avec des statuts À faire/En-cours/Terminés.
Or, on peut faire autrement à l’aide d’un outil couramment utilisé pour les formulaires : les cases à cocher.
Voyons tout cela en détails !
- Le mode développeur
- Les cases à cocher
- Améliorations visuelles
Le mode développeur
Les outils de formulaire ne sont pas activés par défaut sur Excel. Pour cela, nous avons besoin d’afficher dans notre ruban l’onglet contenant ces outils : Développeur.
Pour cela, Allez sur Fichier puis Options.
Vous êtes entrés dans les paramètres du tableur.
Rendez-vous dans la rubrique Personnaliser le ruban.
Comme vous pouvez le constater, dans la colonne de droite, Développeur est décoché. Sélectionner cette case puis validez avec OK.
Les cases à cocher
Vous avez dorénavant accès à l’onglet Développeur dans votre ruban Excel. Allez y.
Il est composé de plusieurs parties notamment pour le VBA (un langage de programmation) et les composants de formulaires.
Réalisons notre To Do List à partir d’un exemple de tâches à faire.
Ajout d'une case
Pour insérer une case, cliquez sur Insérer puis l’image en forme de case à cocher.
Votre curseur change : comme pour une zone de texte, dessiner la zone où se placera la case, en l’occurrence en C2.
Une fois le clic gauche de la souris est relâché, la case apparaît avec un texte à sa droite.
Effacez ce dernier car nous n’en aurons pas besoin. Ensuite, déplacez la case à l’endroit approprié, au mieux, en plein centre de la cellule.
Nous n’avons pas besoin d’en savoir plus si on s’en sert uniquement pour cocher/décocher.
Nous irons plus loin dans un prochain article lorsqu’on a besoin de récupérer les valeurs des cases pour une analyse.
Copie des cases à cocher
Plutôt que de refaire l’opération pour chaque tâche, nous allons tout simplement sélectionner la cellule où se trouve notre case et la copier sur autant de lignes que nécessaire :
- soit par copier-coller (Ctrl+C Ctrl+V)
- soit en utilisant la poignée de recopie
Voici notre To-Do-List simplifiée. Mais évidemment, on peut aller encore plus loin !
Améliorations visuelles
Mettre en tableau structuré
Si vous me suivez sur ce site Internet ou la chaîne Youtube, vous savez comment faire.
Sinon, je vous invite à regarder :
Priorité au regard de la deadline
Vous avez sûrement remarqué que j’ai une colonne qui indique la deadline (date limite). Or, faire apparaître uniquement des dates n’est pas suffisamment parlant. On va donc utiliser une fonctionnalité d’Excel pour faire ressortir visuellement leur urgence : la mise en forme conditionnelle.
Nous allons sélectionner toutes les cellules du tableau (hors en-têtes) puis dans l’onglet Accueil du ruban, cliquez sur Mise en forme conditionnelle puis Nouvelle règle…
Il existe plusieurs types de règle. Nous allons utiliser la dernière de la liste : Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format sera appliqué.
Le bas de la fenêtre à changé. Dans le champ de formule, nous allons définir notre condition.
Pour notre exemple, je veux que :
- s’il reste 2 jours, la ligne soit jaune
- si c’est dépassé, la ligne soit rouge.
Pour déterminer le nombre de jours entre aujourd’hui et la deadline, nous allons utiliser la fonction AUJOURDHUI. Celle-ci est très simple, il suffit de saisir le nom de la fonction et mettre les 2 parenthèses (oui, elle n’a pas besoin d’arguments !).
On obtient pour la 1ère règle :
=$B2-AUJOURDHUI()<=2
Pour que le formatage s’applique sur toute la ligne mais en ne vérifiant que la date limite et pour chaque tâche, je dois bloquer la colonne B mais pas la ligne. J’écris donc $B2.
Je clique sur le bouton Format… pour choisir ma couleur de police et de fond de cellule. Je fais OK 2 fois pour valider cette règle.
Passons à la 2ème règle :
=$B2-AUJOURDHUI()<0
Pour être plus rapide, je peux dupliquer la règle précédente et modifier directement la fin de la formule et le formatage.
Comme nous avons plusieurs règles, il y a un ordre de priorité. Il faut donc mettre les chiffres négatifs (2ème règle) en haut de liste avec les boutons correspondants. Ainsi, si le calcul >0 il passera à l’autre règle qui vérifiera s’il reste 2 jours.
Comme c’est joli et surtout utile. On voit d’un coup d’oeil qu’il y a une tâche dont le délai est dépassé et une autre tâche où il reste 2 jours maximum pour le faire.
