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Marre de ressaisir manuellement des données qui sont récurrentes dans un tableau ? Vous voulez bloquer la saisie de cellules à certains textes.

Une solution : créer des listes déroulantes.

Qu'est-ce qu'une liste déroulante Excel ?

Il consiste à proposer des choix déjà prêts dans un menu déroulant.

Il vous suffit de préparer à l’avance en définissant les différentes options et en fixant des règles sur cette liste.

Elle ressemble à un menu d’un site Internet ou une liste déroulante d’un formulaire.

Raccourci clavier Alt+Bas

Vous pouvez utiliser un simple raccourci clavier pour saisir une donnée de type texte déjà saisie dans la base.

Cela est utile quand une donnée est récurrente notamment une catégorie.

Exemple : J’ai une base recensant toutes mes ventes. J’ai souvent les mêmes clients. Ainsi, plutôt que saisir manuellement le nom du client sur une nouvelle ligne (ou utiliser la validation de données), je peux afficher une liste de toutes les saisies faites précédemment dans ma colonne.

Pour cela, cliquez Alt + Flèche Bas.

raccourci Alt+Bas

Dans mon exemple, il reprend les clients déjà saisis dans une liste.

Vous pouvez sélectionner le client :

  • en cliquant sur le client souhaité à la souris
  • en utilisant les flèches directionnelles Haut et Bas et Entrée une fois arrivé au client voulu.

Validation de données

Lorsque vous établissez une feuille de calcul dans laquelle vous allez saisir toutes les opérations, produits, partenaires (clients/fournisseurs) pour créer une base, il est fort possible que des occurrences possèdent les mêmes informations.

Exemples :

  • des clients dans le même pays
  • des produits dans la même catégorie
  • etc…

Plutôt que de ressaisir les informations à chaque fois, vous pouvez créer une liste déroulante proposant des choix.

Dans Excel, nous utilisons ce que l’on appelle la validation des données.

1ère étape : établir sa liste de choix

Pour des raisons pratiques, je conseille de consacrer une feuille de calcul dédiée à cela (que vous pouvez masquer ultérieurement). Personnellement, je la nomme Ressources ou Bases.

Partons avec un exemple concret. Je veux créer une base de données de mes employés. Une des colonnes correspond à leur civilité. Il en existe 3 : Monsieur, Madame et Mademoiselle.

  1. Je crée une feuille que je renomme Bases
  2. Je saisis les différentes civilités possibilités, j’ajoute un en-tête bien ce ne soit pas obligatoire (mais plus lisible pour certaines listes dont les choix ne sont pas clairs)
Exemple liste

2ème étape : je construis ma feuille de saisie

Maintenant au tour de ma feuille qui va me servir pour recenser mes salariés

  1. Je crée une feuille Employés
  2. Je saisis les informations excepté les civilités.

3ème étape : utiliser la validation de données

  1. Je sélectionne les cellules qui auront une liste déroulante (A2 à A5 pour mon exemple)
  2. Je me rends dans l’onglet Données > Validation de données.
  3. Une boîte de dialogue s’ouvre.
  4. J’autorise une liste
  5. Comme source, je sélectionne les champs que j’ai saisi précédemment.
  6. Je laisse cochée Liste déroulante dans la cellule
  7. Je valide avec OK.
Boite de dialogue pour la validation de données

Maintenant, quand je me place dans une cellule dont laquelle j’ai une validation de données, un bouton apparaît à sa droite.

En cliquant dessus, la liste des propositions s’affiche.

Je peux ainsi sélectionner la bonne civilité et passer à la suite.

Bouton validation de données

Avec cet exemple, on aurait très bien pu utiliser la validation de données pour les colonnes Poste et Services car les données peuvent être redondantes.

Défaut : l'actualisation des données

Cette manière de faire est la plus simple si les choix proposés ne changent pas.

Nouvel exemple : J’ai créé une liste déroulante pour les services de mon entreprise.

Je rajoute un nouvel employé qui s’occupe de notre maintenance informatique. Je souhaite l’incorporer dans un nouveau service : technique.

Et voilà qu’arrivent les problèmes. Le service technique n’est pas prévu dans ma liste déroulante. Je rajoute donc le service dans ma feuille Bases. 

Or, dans ma feuille Employés, quand j’utilise les listes déroulantes, Technique n’apparaît pas.

défaut actualisation liste déroulante simple
  1. Il faut donc resélectionner les cellules avec une liste déroulante.
  2. Allez dans Données > Validation de données.
  3. Modifier la source pour tenir compte de la nouvelle entrée pour la liste déroulante.
  4. Faites OK
actualisation source d'une liste déroulante

Et vous devrez faire ça pour chaque modification si vous utilisez cette méthode. Pas pratique, hein.

Mais je ne vous en parle pas sans raison car j’ai une solution : créer une liste déroulante dynamique.

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