Un spam, qu'est-ce que c'est ?
Un spam tire son nom d’un sketch d’un Monty Python. Les plus jeunes n’ont pas connu.
La traduction française explique bien cela : un message indésirable. C’est un mail reçu de la part d’une personne ou d’une entreprise que l’on a pas sollicité.
Les mails promotionnels/commerciaux représente une grande majorité des spam reçus.
Le dossier des spam
Présent dans toutes les messageries, il regroupe tous les messages indésirables.
Mais comment arrivent-ils là ?
Il peut y avoir plusieurs causes :
- un expéditeur est considéré comme spammeur (diffuseur de spam) s’il envoie un trop grand nombre de mails durant un court instant. Le service qui gère votre messagerie n’accepte pas cela et blacklist l’adresse d’expéditeur (voire le domaine).
- Le fournisseur de votre messagerie a mis en place un filtre et trie les messages reçus selon leur nocivité. il existe des mots-clés qui ne passent peu le filtre antispam (exemples : cadeaux gratuits, jeux concours…). Ces mots sont vérifiés à la fois dans le titre du mail, son contenu mais aussi dans les fichiers joints (si le contrôle est faisable).
- des utilisateurs d’un service de messagerie ont signalé l’adresse comme spam dans leur messagerie. Le fournisseur croise les données de ses clients et bloque une adresse si un nombre de signalements est atteint.
Les faux positifs
Vous avez peut-être déjà entendu ce terme. On l’utilise aussi en cybersécurité notamment dans le traitement des virus.
Pour rester dans la gestion des mails, un message peut-être mis dans les spam par votre fournisseur de messagerie à tort. Le message était légitime.
Comme tout système informatique (et humain), le taux d’erreur n’est pas de 0.
Débloquer un expéditeur mis en spam
Vous utilisez Gmail
Nous allons créer une règle de filtre pour outrepasser le filtre antispam de Google.
- Dans votre messagerie Gmail, allez dans les paramètres
- Allez dans l’onglet Filtres et adresses bloquées
- La fenêtre regroupe toutes les règles que vous avez créé.
- Cliquez sur Créer un filtre
- Dans le champ De, entrez l’adresse/le domaine concerné (savoir ce qu’il faut saisir)
- Cliquez sur Créer un filtre
- Dans la nouvelle page, sélectionnez Ne jamais envoyer dans le dossier spam puis cliquez sur Créer un filtre
Dorénavant, les futurs messages reçus apparaîtront dans votre boîte de réception.
Qu’en est-il des anciens messages ?
Vous devez allez dans votre dossier spam.
Sélectionnez le message puis cliquez sur Non-spam dans le menu en haut de page.
Vous utilisez Orange
Pour Orange, cela est un peu différent bien que l’utilisation d’une règle de filtre comme Gmail fonctionne.
Dans certaines messageries comme Orange, il existe un paramètre pour mettre dans une whitelist (liste autorisée) toutes les adresses qu’on considère comme légitime.
- Rendez-vous dans les paramètres via la roue crantée en haut à droite de l’interface puis tous les paramètres
2. Dirigez-vous vers la section sécurité dans le menu de gauche
3. Dans la section expéditeurs autorisés, cliquez sur voir la liste
4. Dans la nouvelle fenêtre, saisissez l’adresse mail à ne plus considérer comme spam.
5. Cliquez sur Ajouter
6. Vous pouvez maintenant fermer la fenêtre.
A compter de maintenant, tout nouveau message provenant de l’adresse indiquée ne sera plus déplacée dans votre dossier de spam et apparaîtra dans votre boîte de réception.
Vous utilisez Outlook.com
Comme pour Orange, rendez-vous dans les paramètres de la messagerie :
- Cliquez sur la roue crantée en haut à droite de l’écran
- Puis dans le panneau latéral qui s’est ouvert, cliquez sur Afficher tous les paramètres d’Outlook tout en bas.
A l’intérieur des réglages de la messagerie,
- Allez sur Courrier puis Courrier indésirable
- Dans la rubrique Expéditeurs et domaines approuvés, cliquez sur + Ajouter
- Saisissez l’adresser à ne pas mettre en spam sur la ligne ligne qui est apparue
- Enfin, cliquez sur le bouton Enregistrer
Maintenant, c’est réglé pour les futurs messages. Mais pour ceux qui sont déjà dans votre dossier spam,
- Rendez-vous dans le dossier Courrier indésirable
- Sélectionnez le(s) message(s) à remettre en boîte de réception
- Cliquez sur Courrier légitime dans le menu
Vous utilisez une autre messagerie
Maintenant que vous connaissez comment faire pour les 3 fournisseurs de messagerie ci-dessus, vous pouvez le faire sur votre messagerie :
- soit avec une whitelist
- soit en créant une règle de filtre (si vous n’avez pas l’option « ne jamais envoyer dans le dossier spam », choisissez l’action déplacer vers la boîte de réception).
Les termes peuvent légèrement différer mais ce genre de manipulations se trouve toujours dans les paramètres de votre messagerie.
A vous de jouer.
Quelle adresse autoriser ?
Comme vous le savez, l’adresse mail est en 2 parties séparées par un arobase.
- La partie avant l’arobase correspond à l’utilisateur
- La partie après l’arobase correspond soit au fournisseur de messagerie soit au domaine de l’entreprise. C’est une notion importante que l’on va décortiquer maintenant.
On va voir les différents cas et si l’on doit autoriser une adresse mail ou tout un domaine :
Cas n°1 : le domaine correspond à un fournisseur de messagerie
Cela concerne les adresses finissant par exemple par orange.fr, gmail.com, live.fr, etc…
Pour diverses raisons, une personne n’utilise pas un domaine à son nom (praticité/simplicité, coût, etc…). Elle utilise donc une adresse créée par son fournisseur d’accès à Internet ou un fournisseur de messagerie gratuit (Gmail, Outlook…).
Dans la règle de filtre, entrez donc toute l’adresse mail (ex : nomutilisateur@orange.fr ) pour qu’elle ne tombe plus en spam.
Cas n°2 : le domaine correspond à l'entreprise émettrice du mail et vous souhaitez autoriser toutes les adresses de cette entreprise
Maintenant un cas plus complexe.
Les entreprises utilisent un domaine dont ils sont propriétaire (cela fait plus professionnel et sérieux d’avoir une adresse contact@monentreprise.fr plutôt que monentreprise@orange.fr).
Sur ce domaine, ils peuvent créer plusieurs adresses, souvent 1 par collaborateur + 1 par utilité (contact pour une adresse générique, no-reply pour les notifications ou les publicités….)
Si vous souhaitez tout recevoir de cette entreprise quelque soit l’adresse d’expéditeur, il faut donc toutes les autoriser. Cela peut être fastidieux s’il existe des dizaines d’adresses.
Il suffit donc d’autoriser tout le domaine.
Alors dans la règle de filtre, il vous suffit de mentionner *@entreprise.fr (l’astérisque est utilisé en informatique pour dire « TOUT »).
Cas n°3 : le domaine correspond à l'entreprise émettrice du mail et vous souhaitez recevoir qu'une seule adresse de cette entreprise
Vous voulez faire une distinction entre les différents mails reçus :
Pour laisser en spam les mails de notification/promotion commerciale avec des adresses mails spécifiques et mettre en boîte de réception les adresses mails « légitimes », il suffit de rentrer l’adresse autorisée.
Saisissez uniquement nomcollaborateur@entreprise.fr dans la règle de filtre.
Vous êtes l'expéditeur des messages mis en spam
Une seule solution : contacter les fournisseurs de messagerie pour qu’ils mettent votre domaine en whitelist (liste d’adresses autorisées).
Or, cette démarche peut prendre du temps voire ne donne aucun résultat.
Je prends pour exemple ma vie professionnelle :
Tous les mails envoyés par mon entreprise, quel que soit l’adresse d’expéditeur, passent en spam chez les destinataires utilisant Gmail.
Après contact pris auprès de Google il y a plusieurs mois, rien n’a changé.
Le plus simple à mon humble avis est de communiquer auprès de vos clients lors :
- d’appels téléphoniques
- d’envoi de courriers
- de rencontres (rendez-vous ou événementiels)
