Qui ne s’est pas retrouvé à posséder des documents Word avec des lignes vides en trop ?
En quelques secondes, vous pouvez les supprimer même si votre documents fait 5000 pages. May6 c’est possible vous montre comment faire.
Problématique
Principe
Lors de la rédaction de documents longs, j’entends par là de plusieurs pages, on peut se retrouver avec des espaces importants entre les paragraphes.
Cela risque de poser des problèmes ultérieurement pour diverses raisons :
- Si le document est destiné à une autre personne, celle-ci a peut-être fixé des limites en nombre de pages par exemples.
- En cas de modification postérieure, cela risque de décaler votre mise en page et ça risque de faire laid ou désorganisé.
Causes
Cela peut venir de différentes situations :
- Misclick : parfois on peu appuyé sur Entrée à plusieurs reprises sans s’en rendre compte. C’est le cas le moins gênant car le nombre de lignes vides est faible, donc facilement corrigeable.
- Croyance sur une bonne mise en forme : certains individus pensent faire correctement une mise en page en créant des lignes vides pour espacer leurs contenus. Ce n’est simplement pas la bonne manière de faire. Je vous parle d’expérience en étant contrôleur qualité de documents rédigés par un de mes anciens employeur qui croyait tout savoir, à tort évidemment.
- Méconnaissance du logiciel : autant pour la raison précédente c’est volontaire, pour ce cas, c’est involontaire pour la personne ayant rédigé le document et est allé au plus simple.
Solutions
Il existe différentes solutions à ce problème :
- Installer un module complémentaire à Word. Je vous le déconseille car il peut contenir du code malveillant et las ource n’est pas forcément vérifiable.
- Utiliser le langage VBA. Ce n’est pas à la portée de tous et utiliser du code trouvé sur Internet impliquerait le même problème que précédemment.
- L’option Rechercher et remplacer. C’est celle que l’on va utiliser car elle me semble la plus simple et permet de vos faire découvrir quelques notions que vous allez probablement découvrir.
Je vous préviens par avance qu’en raison de différences entre les versions de Word, la manière ou code à utiliser peut différer. Je vais tenter de toutes les présenter pour satisfaire le plus grand nombre de lecteurs.
Accès à l'option Rechercher et remplacer
- Le plus rapide est d’utiliser le raccourci clavier Ctrl+H.
2. Vous pouvez vous rendre via le ruban Word sur l’onglet Accueil groupe Édition lien Remplacer.
3. Pour les versions Word avant 2016, vous pouviez aussi accéder à la fenêtre en cliquant sur l’indication de la page courante dans la barre d’état en bas de la fenêtre,
Cet accès a été désactivé par défaut à partir de la version 2016.
Si vous souhaitez le réactiver, faites un clic-droit sur l’indication de la page courante dans la barre d’état puis sélectionner Section.
À partir de ce moment, le fait de cliquer sur l’indication de la section courante dans la barre d’état ouvre la fenêtre Rechercher et remplacer à l’onglet Atteindre (comme le raccourci clavier F5)
Interface fenêtre Rechercher et Remplacer
Je pense que tout le monde connaît cette fenêtre si vous avez déjà utilisé Word. Mais un petit rappel fait toujours du bien.
L’interface est composée de plusieurs zones :
- Rechercher. C’est dans ce champ que nous rentrons le texte à rechercher et destiné à être remplacé.
- Remplacer par. Ce champ permet d’indiquer le texte qui remplacer le texte recherché remplacement. Ce champ
- Actions à mener. Vous pouvez remplacer une par une chaque chaque occurrence trouvée (Remplacer), remplacer toutes les occurrences en seule opération (Remplacer tout), passer à l’occurrence suivante sans remplacer (Rechercher suivant), fermer la fenêtre (annuler)
- Bouton Plus afin d’afficher plus d’options de recherche. Lorsque le volet est déployé, le bouton inique Moins.
- Options de recherche. Permet de définir certains critères et variable de notre recherche.
- Remplacer. 3 boutons sont destinés comme options de recherche à définir notre recherche et les remplacements.
Comte tenu du la polyvalence et richesse de la fenêtre, je ne donne pas d’information pour chaque champ car cela nécessiterait un article complet qui risque d’être indigeste. Je préfère vous donner pour chaque article du site Internet les informations nécessaires pour les cas présentés ou le sujet de l’article.
1ère méthode : utiliser la liste déroulante Spécial
- Ouvrir la fenêtre Rechercher et Remplacer
- Sélectionner le champ texte Rechercher (normalement, il est sélectionné par défaut)
- Cliquer sur Plus en bas à gauche de la fenêtre
- Cliquer sur Spécial en bas de fenêtre puis Marque de paragraphe.
Dans le champ Rechercher, il est maintenant indiqué ^p. Il s’agit de la notation représentant le caractère spécial Marque de paragraphe, aussi appelé pied-de-mouche.
Or, nous souhaitons des lignes vides. I faut donc répéter l’opération 1 fois pour obtenir ^p^p dans le champ.
Continuons nos manipulations :
5. Cliquer sur Spécial en bas de fenêtre puis Marque de paragraphe
6. Sélectionner le champ texte Remplacer par
7. Cliquer sur Spécial en bas de fenêtre puis Marque de paragraphe
Nous sommes prêts pour le remplacement :
- soit vous cliquez sur Rechercher suivant pour vérifier les résultats trouvés sans faire de modification
- soit vous cliquer sur Remplacer tout pour effectuer les changements.
2ème méthode : saisir manuellement les informations
Cela va être très rapide puisque je vous ai donné la réponse avec la 1ère solution.
Avant cela, je souhaite vous dire pourquoi vous ne pouvez pas utiliser Spécial. Vous n’y êtes pour rien, cela vient de votre version de Word. Sur certaines d’entre elles, la marque de paragraphe n’est proposée que pour le champ Remplacer par.
- Ouvrir la fenêtre Rechercher et Remplacer
- Sélectionner le champ texte Rechercher puis saisir ^p^p
- Dans le champ Remplacer par, saisir ^p
Vous n’avez plus qu’à lancer l’opération avec Remplacer tout ou faire une vérification avant en sélectionnant Recherche suivant.
C’est tout à fait normal car ce que je viens de vous montrer permet uniquement d’enlever 1 ligne vide puisqu’on a indiqué 2 marques de caractères. Une alternative est d’appuyer autant de fois que nécessaire sur Remplacer tout.
Or, je vais vous expliquer comment enlever des lignes vides quelque soit leur nombre en UNE SEULE FOIS.
3ème méthode : utiliser les caractères génériques
Pour appliquer cette méthode, nous allons utiliser ce qu’on appelle les quantificateurs.
Les quantificateurs @ et {n,m}
Les quantificateurs servent à représenter le nombre d’occurrences du caractère ou de l’expression recherchées.
Il en existe deux types :
- @ sert à rechercher une ou plusieurs occurrences du caractère ou de l’expression le précédant dans le champ saisi.
Utilisons un exemple : l’expression mdr@ vous permettrait de trouver comme résultat “mdr”, “mdrr” et « mdrrr ».
- {n,m} sert à rechercher une ou plusieurs occurrences du caractère ou de l’expression le précédant dans le champ saisi. Il peut être utilisé de trois façons :
- {n} sert à rechercher exactement n occurrences du caractère ou de l’expression le précédant.
Exemple : l’expression mdr{2} vous permettra de trouver uniquement mdrr (soit avec 2 R). - {n,} sert à rechercher au moins n occurrences du caractère ou de l’expression le précédant.
Exemple : l’expression mdr{2, } vous permettra de trouver tout mot commençant par md et comprenant au moins 2 caractères r. - {n,m}sert à rechercher de n à m occurrences du caractère ou de l’expression le précédant.
Exemple : l’expression mdr{2,6} vous permettra de trouver tout mot débutant par md et comprenant entre 2 et 6 r.
- {n} sert à rechercher exactement n occurrences du caractère ou de l’expression le précédant.
Les quantificateurs @ et {n,m} fonctionnent de manière radicalement différente :
- Avec l’utilisation du @, la recherche s’effectue de manière paresseuse. Les anglophones utilisent le terme lazy matching. Les résultats vont se limiter à l’expression précédent le @.
- Avec {n,m}, la recherche est dite gloutonne, greedy matching en anglais. Les résultats vont tenir compte autant d’occurrences que possibles du caractère/expression précédant le quantificateur.
Ce sera plus compréhensible avec un exemple, notre fameux mdr.
mdr@ trouve toutes les expressions commençant par md et finissant par un ou plusieurs r. Or, pour effectuer un remplacement, cette méthode sélectionne uniquement mdr (ce qui est avant le @) et pas les r suivants. Donc dans ce cas, ça ne sert à rien.
mdr{2,} trouve toutes les expressions commençant par md et finissant par au moins 2 r. Pour effectuer un remplacement, les résultats sélectionnés prendront l’ensemble des expressions trouvées, soit mdrr, mdrrr, mdrrrr…
Les caractères génériques
Les caractères génériques sont des caractères spéciaux utilisés pour remplacer des caractères inconnus dans une valeur de texte. Dans le cas présent, ils peuvent également vous aider à trouver des correspondances dans des données. On les appelle aussi expressions régulières.
Pour la recherche dans Word, les quantifieurs, vus ci-dessus, sont des caractères génériques.
Pour les activer,
- Aller dans la fenêtre Rechercher et remplacer
- Cliquer sur Plus
- Cocher la case Utiliser les caractères génériques
Effectuer le remplacement
Vous savez déjà qu’il faudra ajouter un quantifieur. Je vous conseille fortement le {n;m} qui est optimisé pour le remplacement de lignes vides.
D’après vous, comment doit-il être saisi ?
Tout simplement {2;} car cela permet de prendre en compte au moins une ligne vide. Comme je ne connais pas par avance le nombre de lignes vides à chaque occurrence, je ne fixe aucun maximum m.
Maintenant, il nous reste à choisir l’expression. Le plus logique cela vous serait de prendre ^p que l’on a utilisé précédemment. Essayez !
Comme vous pouvez le voir ci-dessus ou sur votre Word si vous avez tenté l’opération, le traitement de texte refuse d’utiliser ^p quand l’on utiliser les caractères génériques.
Ce n’est pas grave, j’ai une solution ! On va utiliser l’équivalent ASCII (un mode de caractères). Je vous mets une partie de la table ASCII en dessous. La marque de paragraphe ou Retour chariot correspond au nombre 13.
Remplaçons les ^p en ^13.
Les sauts de ligne manuel
Il est fort probable, j’en suis même sûr à 100%, que ces espaces vides ne correspondent pas à des marques de paragraphe (retour chariot) mais à des sauts de ligne manuel.
Pour cela, on va les afficher à l’écran.
Les caractères non imprimables
Dans Word, les marques de mises en page ne sont pas forcément affichées pour une meilleure visibilité. One les appelle aussi caractères invisibles.
Si vous souhaitez les afficher :
- Dans le ruban Word, onglet Accueil, cliquer sur le bouton associé
- Faites Ctrl+Maj+8 (ne pas utiliser la touche 8 du pavé numérique mais celle qui permet aussi de faire un underscore ou slash inversé)
retour chariot / sauts de ligne
Il existe plusieurs marqueurs pour passer à une nouvel espace :
- Saut de ligne manuel. Il permet de revenir à la ligne mais toujours dans le même paragraphe. Il est représenté par une flèche qui identique que l’image sur vos touches Entrée du clavier.
- Retour chariot. Il permet de finir un paragraphe et en commencer un nouveau sur la ligne suivante. Il est représente par une patte-de-mouche
Dans le 1er cas, je vous invite à remplacer tous les sauts de ligne par des retour chariot. Ensuite, je vous invite à reproduire l’opération vue précédemment.
Nous avons étudié le 2nd cas à travers cet article.
Caractères spéciaux et leur notation
| Caractère | Notation 1* | Notation 2* |
|---|---|---|
Marque de paragraphe |
^p |
^13 |
Saut de ligne manuel |
^l (L minuscule) | |
*1 : Sans utilisation de caractère générique
*2 : Avec utilisation de caractère générique
Contrairement aux marques de paragraphe, le code pour les sauts de ligne ^l peut être utilisé tel quel avec un quantifieurs (caractère générique).
