L’outil Calendar d’Infomaniak permet d’organiser tout votre emploi du temps. Il n’a rien à envier aux leaders du marché : toutes les fonctionnalités essentielles sont là.
- Créer un calendrier
- Modifier un calendrier
- Restaurer un calendrier
- Créer un événement
- Gestion d’un événement
- Invitation à un événement
- Rappels des événements
- Import d’un agenda sur Infomaniak
- Synchroniser son agenda Infomaniak
Créer un calendrier
L’outil Calendar vous crée automatiquement un calendrier. Or, si vous voulez séparer vie privée et professionnelle, il est logique d’en créer un second.
- Rendez-vous sur infomaniak.com
- Dans le panneau latéral, cliquer sur + à côté de CALENDRIERS
- Sélectionner + Nouveau calendrier
4. Définir un nom et une couleur pour ce nouveau calendrier
5. Appuyer sur Créer le calendrier
Modifier un calendrier
- Rendez-vous sur infomaniak.com
- Dans le panneau latéral, cliquer sur les 3 points à côté du calendrier puis Modifier
Vous pouvez renommer le calendrier et/ou modifier la couleur des événements.
Restaurer un calendrier
Il est possible de restaurer des évènements effacés depuis les dernières 24 heures, 48 heures, 7 derniers jours ou 30 derniers jours.
- Se rendre dans le calendrier Infomaniak (https://calendar.infomaniak.com)
- Cliquer sur Actions avancées depuis le menu latéral de gauche, puis sélectionner Restaurer
- Choisir le calendrier à restaurer
- Choisir la version datant : d’hier, de 48 heures ou de 7 et 30 jours en arrière
Lancer la restauration grâce au bouton en bas de page
Créer un événement
- Se rendre sur Calendar (https://calendar.infomaniak.com)
- Cliquer sur Nouvel Evenement ou la date à laquelle vous souhaitez créer un événement
- Remplir les informations relatives à l’événement :
- Nom
- Date et heures de début et de fin. Vous pouvez aussi définir un événement sur une journée complète en cochant la case correspondante
- Lieu de l’événement
- Personnes participantes à l’événement
- Si l’événement est une visioconférence, vous pouvez utiliser l’outil kMeet d’Inofmaniak
- Calendrier sur lequel s’ajoutera l’événement
En cliquant sur Afficher plus de champs, vous aurez accès à :
- Votre disponibilité pour cet événement
- Événement privé : les informations de l’événement ne seront visibles que pour les personnes à qui vous avait partagé l’agenda avec au minimum un droit d’écriture
- Description de l’événement.
- Cliquer sur Enregistrer
Gestion d'un événement
En cliquant sur l’événement dans votre agenda, une mini-fenêtre s’ouvre. Vous pouvez voir les informations essentielles de l’événement.
En haut à droite, vous pouvez effectuer une action :
- Modifier
- Supprimer
- Imprimer
- Dupliquer
- Exporter (fichier au format .ics)
Invitation à un événement
Vous avez une réunion, une visioconférence avec des collaborateurs, partenaires professionnels ?
Afin de suivre les présences/absences pour un événement, au lieu d’utiliser un outil externe, vous pouvez le faire directement dans Agenda.
Créer une invitation
- Se rendre dans le Calendrier Infomaniak (https://calendar.infomaniak.com)
- Créer un nouvel événement
- Dans le champ Invités, renseigner l’adresse mail des participants.
4. Cliquer sur Enregistrer
5. Cliquer sur Notifier les invités
Chaque invité recevra l’invitation par mail. Dans le message, il pourra vous avertir de sa disponibilité.
Suivi des réponses
- Dans votre agenda, cliquer sur l’événement.
- Vous avez un visuel pour chaque participant grâce à la pastille.
- S’il vous est difficile de reconnaitre chaque image de profil des invités, Cliquer sur le crayon (Modifier).
Rappels des événements
Qui n’a pas oublié un rendez-vous ? Afin que ça nous arrive plus, Infomaniak permet de faire des rappels à vos événements.
Ajouter un rappel
Pour ajouter un rappel à un évènement (un rendez-vous par exemple):
- Se rendre dans le Calendrier Infomaniak (https://calendar.infomaniak.com)
- Cliquer sur un événement existant pour le modifier
- Cliquer sur Ajouter un rappel
Vous pouvez être notifié par trois canaux différents :
- Une pop-up: le rappel sera affiché par une notification gérée par votre navigateur Internet à la condition que vous soyez sur une page d’Infomaniak. Cette option est plus pratique si vous synchronisez votre agenda sur un smartphone.
- Par un mail
- Par Slack : le rappel sera envoyé dans le fil de discussion que vous aurez déterminé
Relances d'un rappel
SI vous manquez les rappels prévus, vous pouvez demander des relances aux rappels (mail et Slack).
Pour ajouter une relance à un rappel existant :
- Se rendre dans le Calendrier Infomaniak (https://calendar.infomaniak.com)
- Cliquer sur un événement existant pour le modifier
- Choisir la fréquence des relances (chaque heure, chaque semaine, etc.)
- Cliquer sur le bouton Valider
Importer un agenda sur Infomaniak
Si vous utilisez déjà un calendrier chez un autre fournisseur, vous pouvez l’importer sur votre compte Infomaniak.
Il existe 2 méthodes import via un lien URL ou un fichier .ics. Leur finalité n’est pas la même.
Import via un lien URL
L’import d’un calendrier avec un lien URL permet d’avoir une visibilité sur d’autres calendriers. Or, vous n’en avez pas la gestion.
- Se rendre dans le calendrier Infomaniak (infomaniak.com )
- Depuis le menu latéral gauche cliquer sur le bouton + (Plus) puis A partir d’une URL
- Coller l’URL du calendrier à importer et cocher Je souhaite m’abonner à cet agenda
- Cliquer sur Importer le calendrier
Où récupérer le lien URL sur mon ancien agenda ?
Sachez tout d’abord que vous ne pourrez pas forcément récupérer un lien URL. Cela arrive notamment si vous utilisez un calendrier via votre Fournisseur d’Accès à Internet, ce dernier ne propose pas d’export.
Outlook.com
- Aller dans les paramètres d’Outlook
- Dans la rubrique Calendrier > Calendriers partagés, se rendre dans la partie Publier un calendrier
- Sélectionner le calendrier à importer
- Choisir les autorisations Peut afficher tous les détails
- Cliquer sur Publier
- Copier le lien ICS
- Aller sur https://calendar.google.com
- Dans le panneau latéral, à côté du nom du calendrier, cliquer sur les trois points puis Paramètres et partage
3. En bas de page, copier le lien dans le champ Adresse secrète au format iCal
Import via un fichier .ics
L’import d’un agenda avec un fichier .ics n’est pas un lien vers un autre agenda (géré ailleurs). Il s’agit d’un transfert de tous les événements d’un agenda vers un agenda existant dans Infomaniak ou un nouveau (que vous créerez durant cette opération).
Pour accéder aux Actions avancées permettant l’importation, l’exportation et la restauration de calendrier :
- Se rendre dans le calendrier Infomaniak (https://calendar.infomaniak.com)
- Depuis le menu latéral gauche cliquer sur Actions avancées
- Cliquer sur Importer
- Charger le fichier .ics correspondant à l’exportation effectuée depuis votre fournisseur précédent.
- Choisir dans quel calendrier existant importer les évènements ou créer un nouvel agenda.
Où exporter les événements de son ancien agenda ?
- Ouvrir Google Calendar (https://calendar.google.com)
- Dans le menu des actions de l’agenda concerné, cliquer sur Paramètres et partage
- Cliquer sur le bouton Exporter l’agenda
- Décompresser le fichier .zip obtenu afin de récupérer le fichier .ics
Outlook.com
Suivre la procédure dévoilée pour le lien URL à la différence près, qu’au lieu de copier le lien à l’étape 6, télécharger le lien ICS.
Synchroniser son agenda Infomaniak
Pour connaître son emploi du temps, il est judicieux d’y accéder à tout moment notamment sur votre smartphone.
Synchronisation sur Android
Pour avoir accès à vos agendas où que vous soyez, Infomaniak a développé une application pour smartphone afin de synchroniser ses carnets de contacts et ses agendas : kSync
- Ouvrez l’app sur votre mobile, puis saisissez vos identifiants Infomaniak
- Sélectionnez les calendriers que vous souhaitez synchroniser
- Lancez la synchronisation en cliquant sur l’icône en bas à droite de votre écran
Automatiquement, l’application dédiée aux calendrier sur votre smartphone va afficher votre agenda Infomaniak.
Il s’agit d’une synchronisation bidirectionnelle. Ainsi, toute action sur votre smartphone sera faite sur les autres appareils, et vice-versa.
Synchronisation sur un appareil Apple
Ne possédant aucun appareil Apple, je vous invite à consulter la page d’aide réalisée par Infomaniak pour synchroniser ses agendas avec un Mac :